welche schritte zu einem firmensetup notwendig sind
die gründung einer neuen firma ist mit vielen kleinen schritten verbunden. einer der wichtigsten, oft unterschätzten, ist der, sich über seine finanzen klar zu werden, sie zu sortieren und zu planen. welche punkte müssen beim setup beachtet werden? was steht als erstes an? wie sollte priorisiert werden?
über die themen rechnungswesen und firmensetups gibt es tausende von büchern, ganze unternehmen, die sich nur diesem thema widmen und auch im internet findet man unendlich viele beiträge dazu. in einem blogbeitrag kann man die thematik dementsprechend nur am rande ankratzen. was man allerdings tun kann, ist einen groben überblick über aufbau und priorisierung zu geben. das versuche ich im folgenden:
die nachfolgenden punkte und deren priorisierung hängen natürlich stark vom unternehmen, der branche, dem businessmodell, der mitarbeiterzahl, der mitarbeiterart und weiteren faktoren ab. jedoch sollte man sie in jedem fall in betracht ziehen und für den aufbau eines unternehmens abwägen.
im ersten schritt sollte man sich darüber klar werden, welche unternehmensform die richtige ist. kapitalgesellschaft oder personengesellschaft? denn das hat mitunter auswirkungen auf die höhe der gründungskosten. dazu gehören unter anderem notar- und gerichtskosten, oder die gebühren für behörden. außerdem ist zu überlegen, ob ein Stammkapital hinterlegt werden muss. eventuell sollte ein anwalt für die gründungsangelegenheiten hinzugezogen werden.
aus der unternehmensform ergeben sich weitere anforderungen für den bereich finanzen: dazu zählt, ob das Unternehmen der bilanzierungspflicht und, damit im regelfall einhergehend, der veröffentlichungspflicht unterliegt, oder aber eine einnahmen-überschuss-rechnung ausreichend ist. welcher versteuerung unterliegt das unternehmen? welche steuerarten werden fällig? welcher haftungsfragen sind zu klären? ebenfalls wichtig: bei überschreiten von umsatz- und/oder gewinnschwellen steigen die anforderungen hinsichtlich der umsatzsteuerpflicht, bilanzierung etc.
grundlegende überlegungen zur finanzierung
von anfang an muss man sich als gründer/financer überlegen, welcher kapitalbedarf ganz allgemein bestehen wird, wie man die kurzfristige, mittelfristige und vor allem langfristige finanzierung sicherstellen kann, ob man die firma durch eigenkapital gründen möchte, oder zusätzliches fremdkapital benötigt.
ebenfalls zu bedenken: gibt es investoren oder fördergelder und welche verpflichtungen ergeben sich hieraus? oberstes ziel ist die liquidität des unternehmens sicherzustellen (siehe hierzu auch: insolvenzrecht)! zu einem gut ausgearbeiteten businessplan gehören daher der finanz,- und liquiditätsplan. hieraus ergibt sich mitunter, welcher finanzierungs-/kreditrahmen benötigt wird, wie man diesen gewährleistet und wie zukünftiges Wachstum finanziert werden kann.
bei banken beachten
nachdem der erste rahmen abgesteckt ist, geht es gleich in die operative. ein wichtiger erster schritt ist hier, sich mit dem banking zu beschäftigen und sich über einige fragen klar zu werden. hierzu zählen: welche bank ist die richtige? welche kontoform sollte man auswählen? wer soll wofür bevollmächtigt werden? gibt es ein personalisierte überweisungslimits? sollen ec-karten und kreditkarten beantragt, gegebenenfalls paypal eingerichtet und lastschriften erteilt werden? gibt es besondere anforderungen an den zahlungsverkehr (kunden/lieferanten aus dem eu-ausland oder weltweiten ausland, zahlungen in fremdwährungen)? welche funktionen des online-banking sollen über das smartphone abgebildet werden?
externes rechnungswesen
für das interne und das externe rechnungswesen ergeben sich verschiedene anforderungen. für das externe rechnungswesen ist es meist sinnvoll und oftmals notwendig einen steuerberater zu beauftragen. dafür sollte man sich erst einmal darüber klar werden, welchen anforderungen dieser entsprechen muss. ist beispielsweise eine spezialisierung notwendig? weiterhin muss unternehmensindividuell entschieden werden, welche aufgaben vom steuerberater teilweise oder ganz übernommen werden müssen und wie die zusammenarbeit genau geregelt wird. dazugehören:
- laufende buchhaltung
- monats-, quartals- und jahresabschluss
- umsatzsteuervoranmeldungen
- steuererklärungen
- lohnbuchhaltung
- kommunikation mit den krankenkassen
- prüfungen
die rechtlichen vorschriften an das externe rechnungswesen ergeben sich aus dem hgb oder bei internationalen unternehmen aus dem ifrs und den steuerlichen gesetzen und vorschriften.
internes rechnungswesen
für die internen abläufe im finanzbereich gibt es ebenfalls einiges zu beachten und festzulegen. wer ist für die laufende buchhaltung verantwortlich? welche software wird genutzt? wer erstellt und entwickelt den kontenplan? welchen anforderungen soll dieser gerecht werden? gibt es einen kostenstellenplan? wer ist hierfür verantwortlich und nach welchen kriterien wird dieser erstellt?
die vorgehensweise zur rechnungsstellung muss thematisiert werden. es muss festgelegt werden, wer für die erstellung der ustg konformen ausgangsrechnungen verantwortlich ist und den überblick behält. das kann oftmals nur in enger abstimmung mit den operativen abteilungen gewährleistet werden. zusätzlich muss die vorgehensweise zum thema eingangsrechnungen festgelegt werden. eingehende rechnungen müssen rechnerisch geprüft, projekten zugeordnet, sachlich freigegeben, buchhalterisch erfasst und gemäß zahlungsziel beglichen werden.
weitere überlegungen sollten hinsichtlich der internen abläufe bei auslagen von kollegen und verrechnungsgeldern getroffen werden. wer gibt diese kosten frei? welche informationen werden neben den belegen benötigt?
eine der wichtigsten funktionen des geschäftsführers ist die steuerung des unternehmens. daher muss festgelegt werden, welche informationen dieser von der finance benötigt. hierzu zählen betriebswirtschaftliche auswertungen, deckungsbeitragsrechnungen, kostenstellenauswertungen etc.. das interne rechnungswesen bildet die grundlage für unternehmenssteuerung und kalkulationen, wie beispielsweise der angebots- und preiskalkulation.
wichtig festzuhalten: die daten des rechnungswesens werden genutzt um die wirtschaftlichkeit des unternehmens zu messen und sicherzustellen.
gehälter
der ablauf hinsichtlich der monatlichen gehälter muss festgelegt werden. dazu muss geklärt werden, wann diese von wem bearbeitet und überwiesen werden. zu welchem tag werden die gehaltszahlungen fällig? wer übernimmt die meldung und zahlung der sozialversicherungsbeiträge? daneben darf die pflicht zur lohnsteuerzahlung nicht vergessen werden.
was bleibt
last but not least gibt es grundsätzliche überlegungen, die für das team und das unternehmen-setup relevant sind. dazu gehören die planung der anschaffung von inventar, der abschluss benötigter versicherungen, oder firmenaccounts bei amazon und co.
außerdem brauchen die mitarbeiter natürlich auch hardware zur arbeit, wie laptops oder handys. auch diese posten müssen im finanzsetup einer neuen firma berücksichtigt werden.
diese liste ist, wie gesagt, bei weitem nicht vollständig, aber ziel war es, einen groben überblick über das setup zu geben. überlegungen zu internem und externem rechnungswesen, zur gehaltsplanung bis hin zur auswahl von steuerberater und banken sind aus meiner Sicht jedoch unabdingbar.
du hast selbst schon ein solches setup gemacht? habe ich vielleicht etwas wichtiges vergessen? hast du fragen, oder würdest etwas als gar nicht so wichtig erachten? lass es mich gerne wissen!
